100件以上の症例コンテンツを展開　事務作業を手放しマーケティングを強化！　〜医療法人mirai さいわいデンタルクリニック〜

SABUの事務代行サービスをご契約いただいている、医療法人mirai さいわいデンタルクリニックの谷口 正昭先生にインタビューさせていただきました！

SABUを導入しようと思った理由（課題）

事務スタッフの退職による業務量の増加と、人材の確保に頭を悩ませていました。スタッフを追加採用するか悩みましたが、教育も必要ですぐ仕事ができるわけでもありません。過去に一度、歯科の専門知識がない企業へ業務をアウトソーシングしたことがありましたが、コミュニケーションが難しく、今後の対策に困っていました。その際、私たちのコンサルタントから歯科専門のアウトソーシング企業であるSABUさんの存在を教えてもらい、打ち合わせを重ね、導入に至りました。

アウトソーシング先は共通言語の量が重要です。業界知識が共有できるアウトソーシング先との良好なコミュニケーションが、SABUさんの大きな強みだと感じています。

SABUに依頼したこと（解決策）

スタッフ評価のための数値分析や集計業務を依頼しました。これらの業務は時間と手間がかかるものでしたが、SABUさんに任せることで、私たちは評価や分析に専念することができました。現在では、アウトソーシングにより確保した時間を症例コンテンツの作成や勤怠管理などに充てています。

マーケティングにおいて”量”は非常に重要な指標です。例えば、私たちは症例を各サイトに100件以上公開しています。これらは患者の安心感につながります。

口コミについても同様で、私たちの医院は300件以上の口コミを集め、全てに対して返信を行っています。これにより、新規の患者からも良いフィードバックを得ています。口コミの収集は医院の受付スタッフが率先して行い、目標数を設けて励んでいます。

実際SABUを導入してどうだったか（効果）

写真を症例化したり、アポツールから症例を患者さんに送ってもらったりなどの業務を任せられていることはとても助かっています。
歯科で働くスタッフにとって目に見えた成果にならないもの、すぐに効果が出ないことは達成感を感じにくいだけでなく、事務仕事は周りの目が気になるという人も多いです。
実際に、事務業務を院内で行うことにより「サボっているように見えるのではないか」と心配していたスタッフもいました。そもそもスタッフに事務を投げてもやりたがらず、数ヶ月後にいつの間にかやめていたなんてこともあります。

そこで、スタッフには目に見えた成果が出る採用や教育などの業務を任せることで、自己肯定感を高めることができました。
私たちは、アウトソーシングとスタッフの役割分担を通じて、職場の雰囲気と生産性を維持しています。
また、人には得手不得手があるので、全ての業務を1人が担うことは不可能に近いです。その点SABUさんは幅広い業務に対応してくれるので助かっています。

導入を検討している方へアドバイス

ぜひ皆さん、ここ1週間でどのような仕事をやったか思い返してみてください。
「先生が本来やらなくてもいい業務を抱えていませんか？」
「どの業務が無くなったら嬉しいですか？」
本来治療に集中したい、技術を高めるために勉強したいという先生が多いはずです。ただ抱えている業務を自分の仕事だと思い込んでしまっているんじゃないでしょうか。
私もコンサルタントから「それって先生の仕事ですか？」と何度も言われてきました。
今では当院のスタッフは、先生を疲れさせてはいけないという意識のもとで動いてくれています。
自分の仕事だと思い込んでいることも意外とアウトソーシングできるものです。スタッフのモチベーションコントロールも含めてアウトソーシングは有効的です。特に歯科専門でやっているSABUさんに一度相談してみると何か活路が見出せるかもしれません。