こんにちは。株式会社SABU COOの原悠志です。

早速ですが、年商が1億円近くなってきた歯科医院の院長が考えることは何でしょうか？

弊社のクラウドバックオフィス事業にお問い合わせいただく医院様でも「1-2年後に年商1億円を超えたい」「年商1.5億円を越え、雑務が増えてきた」というお声が多くなってきました。

今回のセミナーハイライトでは歯科医院の「アウトソーシング」に注目して、各医院の成功事例に迫ります！

先生が診療外業務に割く時間は？

医院を拡大するほど増えていくのが「診療外業務」です。診療業務の量も増えますが、先生方やスタッフの皆様が抱える雑務も同じくらい、場合によっては予想以上に増えることもしばしば。

下記は一例ですが、求人業務以外にも、院内ポスターの作成や、マニュアル作成、患者さん向け資料など多岐にわたる「診療外業務」が発生しています。

もちろん求人業務も分解するとスカウト送信や、応募者チェック、周辺の医院の給与状況リサーチなど、実に様々なことを院内でやられているわけです。

診療に加えて休み時間や診療後に診療外業務を行っていると、必然的に「時間がない」という状況になってきます。

さらには時間がなくなると副作用としてやると決まったことが立ち消えになっている、というもったいない状況も多くの歯科医院で見受けられます。

「なぜ」アウトソーシングなのか？

「時間がない」を改善し、医院の経営戦略や院長自身の未来を考える時間をつくることが必要です。

従来は事務作業を「スタッフや家族に任せる」ことで時間をつくっていた医院も多いと思います。しかし、ここで問題が1つ。

「そのスタッフは、その診療外業務をやるために採用したのでしょうか？」

もちろん、明確にNOかと思います。

例えばSNS運用が好きで自発的にやっているスタッフもいるのは事実ですが、ごく少数です。
また、そのスタッフ自身もいつかはライフスタイルの変化で退職してしまいます。

つまり、診療外業務を院内スタッフに任せても結局は「属人的」な状態から抜け出せず、どこかでまた院長の時間を診療外業務に割く可能性が高くなります。

そのような属人的な状態から抜け出し「仕組み化」をしていくのが「事務アウトソーシング」です。　

SABUでは歯科医院における「士業以外の業務」を幅広く請け負っています。

✅ 訪問が必要となる業務も現在は請け負っておりません。

アウトソーシングを活用するための秘訣

それではアウトソーシング（クラウドバックオフィス）には具体的に何を頼んだら良いのでしょうか？

弊社では初回のキックオフミーティングや、毎月の月次ミーティングで先生の「やらなくていいこと」、つまりSABUに依頼できることを明確にしていきます。

✅ 求人業務における先生方のTO DOと、逆に弊社に依頼できるNOT TO DOは？

例えば、求める人材像は経営者である院長がスタッフなどと一緒に決める必要があります。

逆に求める人材像が決まってしまえば、応募者・求人媒体チェック、スカウトメールの送信などは日々のルーティンタスクとしてSABUに依頼が可能です。

従来診療後にスカウトを送っていた先生も多いかもしれません。SABUに依頼すれば、診療と同時並行で採用業務が進められるメリットがあります。

成功している医院の活用法は？

岡山県津山市にある医療法人オーラルビューティー＆ヘルスケア 北歯科医院様の事例をご紹介します。北歯科医院は「スタッフ主導の医院づくり」を実現されている医院の1つです。

とあるスタッフ様とのミーティングにおいて、求人用Instagramに力を入れていきたいというご要望をいただきました。

皆様の医院でもやりたい（構想）けれども、手を動かす（実行）する人が院内にいない、もしくは時間がないことは多いのではないでしょうか。

今回のケースでもデザインや投稿作業などの業務をSABUが支援することで、求人用Instagramの運用を行っていきました。

✅ ぜひBefore、Afterを見比べてみてください。

上記を続けた結果、アカウント開設からわずか1年で4名の歯科衛生士採用（しかも1ヶ月間のうちに！）のご報告をいただきました。

何よりもスタッフ様と協働しながら継続してSNS運用を続けられたことが成果にもつながり、かつ医院様からご評価いただけたポイントです。

ちなみに北歯科医院のスタッフ様の合言葉は「とりあえず、SABUに！」だそうです。

• 新しくSNS運用したいけどどうしようかな？
• 他医院はどのような業務ツールを使いこなしているのだろう？
• 最近流行りのデザインはどのようなものがあるのかな？

上記のような疑問を相談ベースでSABUにぶつけていただき、スタッフ主導の医院を体現されています。

あなたに合ったアウトソーシングを無料相談で！

以上、事例も踏まえた事務アウトソーシングの紹介でした。

もちろん「他医院の成功事例をそのまま転用」するだけではうまくいきません。

「あなたの医院に合った事務アウトソースの方法」を相談させていただき、先生とスタッフ様の未来の伴奏者になれたらと思います。

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株式会社SABUでは、無料相談を受け付けております。

以下のようなお悩みをお持ちの院長先生、事務長など、幅広いからの無料相談を受付中です。

• 毎日、どのような診療外業務に時間をかけているのかわからない
• 事務アウトソーシングのイメージがまだわかない
• TO DOとNOT TO DOの相談にのってほしい

ぜひ気軽にお問い合わせください！