Column

【歯科経営】カスタマイズできる事務代行の活用法〜未来を創造し、進化し続ける歯科医院へ〜

歯科医院で事務長を雇用するか、あるいは事務代行サービスを使ってアウトソーシングするのか。悩まれる先生も多いかもしれません。

今回は医療法人ひかり歯科クリニック院長の富永知穂先生に事務代行の活用法についてお話を伺いました。

2021年に法人化した際、診療外業務が急増しました。隙間時間は事務に追われる日々でしたね。

さらにそのタイミングでスタッフも増え、シフト作成や有給管理などの労務管理が個人的な負担になってきました。

早めの対策ということで知り合いの先生にも聞いたところ、おすすめしていたSABUの事務代行に問い合わせて契約しました。

実は当初、「オンラインで事務を依頼する」ことに全くイメージがわかずに問い合わせ自体を躊躇していました。今となっては、もっと早く連絡して契約すればよかったと思っています。

SABUには具体的に以下の業務を依頼することにしました。
・毎月の振込作業
・スタッフの勤怠管理
・患者様の配布資料作成
・新機材のマニュアル作成など

どれも以前は私自身が休憩時間や、休みの日に自ら手を動かしていたものばかり。

SABUに依頼することで時間が生まれ、私自身「第二領域」に時間を注げるようになりました。

SABUが開催しているウェビナー（WEBセミナー）も多く見ましたね。他社とのタイアップセミナーも多く開催しており、参考となる情報が多く助かっています。

スタッフには「事務代行、導入するからね」と言っても何も伝わりません（笑）導入することによるスタッフのメリットを丁寧に伝えるようにしました。

例えば下図のように、
✔️苦手な事務作業をSABU任せることで、負担が減る
✔️治療・指導方針を考える時間を確保できる
ことを伝えました。

最終的に
【効率的なスキルアップ】
【患者さんの満足度向上】
につながるという未来を見せるようにしました。

対SABUの依頼について、スタッフには「失敗はOK」と伝え続けていました。もちろん本業の歯科診療では失敗できませんが、SABUとのやり取りではうまくいかないことがあってもトライしてくれたスタッフに毎回「ありがとう」と言うようにしました。

「心理的安全性」は歯科医院経営で大事にしている考えの1つですね。何か問題が起こっても叱って終わりにせず「報告ありがとう」「再発防止策を一緒に考えよう」といった姿勢で臨むようにしています。

簡単にSABUへの依頼事例も紹介します。例えばポスターでは、以下のようにデザインや構成を整えてもらいました。

医院のブランドイメージに共感する患者さんを増やせると、患者さんと私たちがwin-winの関係になれるので本当に嬉しいことです。

他にもセミナー参加費などの各種支払い作業、Instagramの画像加工、各種リサーチなど痒いところに手が届くので助かっています。皆さんの歯科医院に合わせてサービスをカスタマイズできるところはポイントが高いと思います。

「事務代行を導入して目に見える結果はあるの？」と聞かれることもありますが、自信をもって「あります！」と伝えています。効果の一部を紹介します。

1）スタッフ含めて自己研鑽の時間が増大

本来やるべき診療業務と向き合う時間が増えた結果、スタッフの課題が明確になり、自己研鑽に充てる時間が圧倒的に増えました。

外部セミナー参加して学んだ内容を院内でシェアする機会も増えました。新人スタッフも積極的に外部セミナー、講習会には参加して気づきを共有してくれます。

あとは動画マニュアルを使って自ら学習する機会も増えました。実は動画編集もSABUにお願いしているんですよ。

そしてこれも結果論ですが、私自身の時間も公私ともに増えましたね。最近はマイクロ関連のセミナーに参加しています。子どもとの時間も以前よりも取りやすくなりました。

2）売上アップ、自費率アップ

患者さんの説明資料・院内掲示物の改訂、さらにスタッフの意識が向上したこともあり、自費率はSABU導入前の40%から60%に増えました。

患者数は変わりませんが、一人あたりの単価が上がった結果、売上が1.5倍近くになりました。自分の時間をつくるために導入したSABUですが、売上向上にも繋がったのは本当に嬉しいですね。

最後になりますが、昔の私のように「オンラインで仕事を頼むイメージがわかない」「目の前の仕事に忙殺されている」といった先生は正直多いかと思います。

SABUを契約してから1年以上が経ちますが、導入前と比べて圧倒的に私たちの時間が生まれました。その生み出された時間を使って、医院の未来を創造し、進化し続ける歯科医院をスタッフと共につくっている実感がありますね。

ぜひ医院の未来のためにも診療外業務のアウトソースを検討されてみてはいかがでしょうか。

株式会社SABUでは、無料相談を受け付けております。

以下のようなお悩みをお持ちの院長先生、事務長など、幅広いからの無料相談を受付中です。

ぜひ気軽にお問い合わせください！

▼富永知穂先生ご略歴▼
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徳島県出身
徳島大学歯学部卒
徳島大学口腔外科大学院卒　歯学博士
勤務医時代に結婚出産　2児の母

2018年　ひかり歯科クリニック開業
2021年　医療法人化