Column
【歯科経営】導入してわかった事務代行の実態と活用術
パラシオン歯科医院の小山先生の実体験をもとに、事務代行・事務長採用の特徴や活用法をインタビューしました。
小山先生がSABUの事務代行を導入した結果、医院が急成長した秘訣に迫ります！
【プロフィール】
パラシオン歯科医院 診療医長 小山安徳先生
1989年5⽉ 三井⽣命保険相互会社 ⼊社
1990年4⽉ 三井⽣命保険相互会社 診療医⻑ 就任
2003年2⽉ パラシオン⻭科医院にて夜間の診療勤務をスタート
2009年7⽉ ⻭学博⼠ 学位受領
2016年4⽉ パラシオン⻭科医院勤務 診療医⻑就任
目次
事務長が在籍していた時代
医療法人化した時に「医院の目標」をしっかりスタッフに見せたかったんです。音頭取りをする人が近くにいた方が良いと思い事務長を採用しました。
年度目標を立てて目標に向かって進めましたが、事務長も慣れてくると徐々に受け身になってしまい・・・その姿勢にもどかしさを感じるようになりました。
採用後2年が経ち、医院経営を自分のやり方でできないかと考え、一時は事務長の力を借りず私ひとりでやっていくことになりました。
事務代行サービス「SABU」導入のきっかけ
事務代行サービスはそもそも知らなかったので、広告を見て問い合わせました。
初回の無料相談で「医院の取り組みとしていろいろなことをやっているんだけど対応できる？」と聞いたら「可能です。現場でしかできない仕事、先生にしかできない仕事に注力してほしいです」と心に刺さるような言葉を頂いたんですよ。
今までにない、新たなアイテムとして使えるなと思いましたね。
相談を進めていくうちに「時間ができたら、未来を考えることが増えるかもしれませんね」という言葉にハッとされ導入を決めました。
小山先生が考える、事務長採用と事務代行の特徴
事務作業を外部に委託することのメリットとデメリットをあげてみました。
事務長採用の大きなメリットは現場で一緒に仕事ができることです。直接コミュニケーションとりならがら仕事ができますから。
一方、私が考える事務代行のメリットの1つに、意見がしやすいことがあります。事務のプロとして作業を手伝ってもらっている関係性なので。
実は本音で言い合える歯科の業者さんってなかなかいないんですよ（笑）採用や教育のコストがかからない分、最初から本気でぶつかれるのは事務代行の気に入っているところですね。
導入する際のスタッフさんからの反応
事務長なしでやろうって言ったわずか数ヶ月後だったので「SABUって何？」という疑問は多くありました。
スタッフには「一回立ち止まって自分達の仕事を振り返ろう。自分がやる必要のない仕事をやっているなら、それをSABUに依頼しよう」と伝えました。
スタッフ自身に考えてもらう時間は相当つくりましたね。
その際には上記画像のような時間管理マトリクスを活用しました。
第2領域の部分「緊急じゃないけど重要なこと」「私たちじゃなくてもできること」をSABUに依頼する方法を聞いてみようとスタッフに伝えました。
導入後の経緯
以前は動画マニュアル作成も本当に大変だったんですよ（笑）現在残っている動画撮影だけでも結構大変ですからね。これを週1回でもやり続けるのはとても難しいです。
今では動画撮影以外の工程は全てSABUにお任せしているので、スタッフもかなり楽になりました。
動画編集では、事前にイメージのすり合わせを行うことで徐々に編集クオリティが上がり、私たちがイメージするものを上げていただけるようになりました。
他にも、SABUには私の監修記事の確認、SNS投稿、院内新聞作成など動画編集業務以外も幅広対応してもらっています。
改めて歯科医院の事務作業をどのように捉えているか
歯科医院は現場の仕事なので、どんな仕事も全部現場でやりたくなってしまうのが歯科医師の性（サガ）なのかもしれません（笑）
ただ、それを少し俯瞰的に見て「この仕事ってこうじゃなくてもいいじゃん！」ということに気付き、アウトソーシングできると、職場は相当明るくなりますね。
委託できるものは委託し、私たちの将来がどのようになるかを考えて行動ができたら歯科業界全体がもっと発展すると思います。
今後もSABUに依頼する業務は増えていくと思います。そして、成長していきたいという医院にとっては良いパートナーであると感じています！
株式会社SABUでは、無料相談を受け付けております。
- 毎日、どのような診療外業務に時間をかけているのかわからない
- 事務アウトソーシングのイメージがまだわかない
- TO DOとNOT TO DOの相談にのってほしい
ぜひ気軽にお問い合わせください。
社名 ：株式会社SABU
所在地 ：〒162-0843東京都新宿区市谷田町3-14 市ヶ谷ガーデンテラス 2階
代表者 ：代表取締役 齋藤篤
設立 ：2019年8月
社員数 ：66名（2023年12月現在）
URL ：https://sabu.work/