医院様基本情報

医院情報：医療法人社団泉樹会 若泉歯科クリニック
院長：若泉 学史先生
住所：福井県越前市文京２丁目12番38号
HP：https://www.wakaizumi-dental.com/
ユニット： 8台
スタッフ数： 22 名
1日の患者数：80〜90人
契約プラン：スタンダードプラン　25時間/月

SABUを導入した時期

2021年1月〜

SABUを導入しようと思った理由（課題）

バックオフィスの限界を感じていて事務局を作ろうと思ったからです。
SABUの代表齋藤さんのことは前職の兼ね合いで元々存じ上げていて、Facebook広告を見て改めて問い合わせしました。
当時は医院の規模が大きくなるにつれ、バックオフィスの限界を感じてどうにかしないといけないと思い事務局を作る方向で考えていました。そのため事務長を雇うか、今のスタッフを事務員にして事務局を立ち上げようと進めていました。ただ事務長の求人は募集してもなかなかきてくれないので難しく、どういう人を雇っていいのかもわからず、私自身事務に関する業務を教えることもできません。
そこで事務長採用ではなく、外部にアウトソーシングということが魅力的に感じました。将来的に医院がさらに規模拡大し、SABUさんでは業務が賄いきれなくなってきたら事務局を作ればいいかなと思っていましたが、今のところその必要もなく助かっています。　
SABUさんに依頼するまでは受付スタッフが総務をやってくれていましたが、POP制作などもSABUさんに依頼した方がスピード感も早くクオリティも高いです。自分達では診療の合間に作業をして1週間以上かかっていることも数日で完成させてくれます。
正直事務作業をスタッフに依頼していた時は、抱えている業務量を気にして頼みづらいこともありました。自分で進めようとしてしまうと患者が多くて忙しいことを理由にやりたいことにブレーキがかかってしまいますが、SABUさんのサポートが入ったことで業務も頼みやすく進めやすくなりました。

SABUに依頼したこと（解決策）

導入した当初からやりたいことは明確にあったので、SABUさんがサポートしてくれる25時間は毎月使い切っています。
お願いしたことはいろいろありますが、例えばLINE公式アカウントの投稿です。翌日の空き状況をアポツールを見てもらってルーティン業務として患者さんに毎日情報発信してもらっています。これはなかなかスタッフには依頼しづらいですし、お願いしても漏れも出てしまう業務なので助かっています。
他にも動画編集（動画マニュアルの作成、Youtube動画など）や患者さん向けのPOP 、ポスター、院内新聞、待合室用のデジタルサイネージ用のスライド作成などもお願いしました。口腔育成や物販推進など行っているので、必要なものがあれば都度SABUさんに投げるという流れができています。

実際SABUを導入してどうだったか（効果）

第二領域の仕事がしやすくなりました！（重要度は高いが、緊急度は低いこと）
第一領域（緊急度も重要度も高いこと）をスピード感を持って対応してくれるので、結果的に自分の時間が生まれて第二領域に着手できるようになりました。
また、当院ではSABUさんをスタッフにも使ってもらっています。月に2時間アポ切って院内ミーティングをしているのですが、そこで出たアイデアをSABUさんに投げるようにしています。例えば最近だとリコール率を上げるために各スタッフの名刺を作成してもらいました。
スタッフが業務を溜めないような仕組みづくりができたため、私からスタッフに振れる業務も多くなりました。自分の時間も生まれるだけでなく、圧倒的にやりたいことも進められて、全体的なクオリティも上がっています。自分達だけではここまでやるのは不可能で、二の足を踏んでいたことも進められているので本当に助かっています。

これからSABUに期待すること

期待することを探す方が難しいです。今でも十分満足しています。
強いていうなら今の課題はDrの採用です。現在私がフルで出勤しているので、Drが入って私が1日でも休めれば私がもっと色々なことを進められる時間が取れるので、採用のサポートは引き続きお願いできればと思います。

よくSABUさんを周りに勧めると、オンライン上で何ができるの？と聞かれるんですが、私としてはオンライン上で頼めないことが思い浮かばないくらいあらゆることをサポートしてもらっています。これが事務員を雇用するとなったら事務局を作らざるをえないですし、労務も絡んできます。リスクを考えるとオンライン上に事務局があるという今の形が理想に近いんじゃないかと思います。今後訪問して欲しいときも出てくるかもしれないので、そういうプランがあったらさらに安心ですね。
SABUさんにはいろいろ無茶振りもしましたが、今までできないと言われたことがないので助かっています。依頼の仕方を工夫すればほとんどの業務はSABUさんが巻き取ってくれます。例えば書籍の一部をスライドに起こしてほしいという依頼も、付箋を貼ったものを郵送することで対応してくれました。SABUさんに頼むことを前提に業務分解すれば頼めないことはないと思います。

導入を検討している方へアドバイス

SABUさんはリリース初期から導入していていて約2年ほど使わせていただいてます。

• 事務長を雇いたい
• 事務局を作りたい
• スタッフが疲弊している
• 人を増やそうか検討している

などの悩みがある人は、まずSABUさんを使った方がいいと思います。
正直人一人雇うよりもSABUさんの方が全然使えます。人一人よりも半分くらいの金額なのに、リモートワークをしてくれる有能な人を雇えるというイメージです。
その場の現場スタッフには頼みづらいことも頼めるので、やりたいこともどんどん進められて医院の成長が加速的に上がっていきます。第二領域など今まで着手できなかったことが進められますし、直接第二領域のことをお願いしなくても他の業務、雑務をSABUさんに任せることで院長の時間が創れるようになるので導入した方がいいです。規模も大きい医院ではなく院長1人でスタッフ3人くらいの小規模の医院でもありだと思います。今は売上規模が小さくてもこれから医院を伸ばしていこうと思っているのならSABUさんを使った方がいいですね。

実際当院は院内資料含めクオリティがどんどん上がっていて、スタッフも今まで溜めていた業務もSABUに投げることでスタッフの時間も生まれています。現場に一人入れた方がいいのではと考える人もいると思いますがそれとは比較にならないくらい費用対効果が高いですし助かっています。
現場に人が入っても自分達が忙しいのはなかなか変わりません。やっぱり”外部”というのが大きいです。

例えば事務中心で歯科助手を雇っても結局助手メインになって忙しさは変わらないしやりたいことも進まなかったりします。SABUさんはクオリティも高いし、納期も早いので一度使ってみるといいと思います。業務量が多い月もスポットで対応時間数が増やせるので安心です。
まずは興味があれば業務整理も兼ねてSABUさんと打ち合わせしてみてください。きっと力になってくれると思います。

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SABUの事務代行サービスの詳細は以下からご覧いただけます。

✔️ とにかく事務作業に追われている
✔️ 行政とのやりとりなど面倒な手続きを手放したい
✔️ 時間を空けて自分の自己研鑽、スタッフ教育の時間を充てたい

上記のようなお悩みの先生は必見です！